terça-feira, 16 de dezembro de 2008

Socorro ! Estou me afogando nos emails !

Na semana passada, uma colega de trabalho soltou essa frase espontaneamente. Foi quase um desabafo. Adorei a frase, pois ela traduz o nosso sentimento em relação aos emails no trabalho. Ninguém agüenta mais a quantidade de emails dentro das empresas, não é mesmo? Nós viramos reféns da caixa de entrada de emails. Estamos o tempo todo checando o que entra e o que sai, os spams estão aumentando e vivemos paranóicos com o fato de termos emails não lidos.

No evento Futurecom, o presidente da Brasscom, Antonio Carlos do Rego Gil, soltou uma frase muito engraçada no microfone: "—Alguém precisa inventar o email que dá choque, pois hoje, com mais de duzentos emails na caixa de entrada, só assim conseguiremos a atenção do destinatário. Seria bom, também, inventarem um mecanismo para proibir a cópia automática".

O correio eletrônico surgiu como uma importante ferramenta de produtividade em nosso trabalho, permitindo a conexão simples e fácil de todo o ecossistema de uma empresa: funcionários, clientes, parceiros, fornecedores e sociedade. Essa plataforma evoluiu e virou a principal ferramenta da comunicação corporativa. O problema agora é que nós geramos cada vez mais mensagens, copiamos cada vez mais pessoas, arquivamos cada vez mais conteúdo que consideramos importante para controle, registro histórico e consulta futura.

Vejam esse exemplo, que é muito comum nas empresas: um email com conteúdo importante, enviado para vinte pessoas, provavelmente será arquivado por essas mesmas vinte pessoas. Ou seja, teremos dezenas de pessoas guardando o mesmo conteúdo, que ocupa espaço de armazenamento nos computadores, que custam muito dinheiro, que precisam de sistemas complexos para serem gerenciados e que consomem energia para funcionar. Enfim, pode até parecer engraçado, mas o acúmulo de emails contribui fortemente para o aquecimento global e o aumento de consumo de energia no mundo.

Recentemente, a IBM publicou um excelente "paper" cujo título é "You’ve got (too much) mail". Vale ler. O documento traz informações interessantes sobre o mundo do email. Lá é dito que o usuário comum gasta mais de 30% do seu tempo diário criando, organizando, lendo e respondendo emails. É muito tempo, né? E pior, essa média de tempo está aumentando.

O assunto é tão sério, que a IBM, Microsoft, Google, Intel e muitos outros se juntaram para formar a IORG, que é uma organização não lucrativa, que nasceu para tentar salvar as nossas vidas do absurdo volume de emails que temos que lidar todos os dias. Essa nova entidade está fresquinha (sem trocadilho, estou falando de fresquinha de pouco tempo) e ainda começando os trabalhos, mas já dá prá encontrar algumas coisas interessantes no site. O importante disso tudo é saber que grandes empresas e entidades estão preocupadas em nos tirar da sinuca em que estamos metidos. O nome do instituto não poderia ser mais apropriado: Information Overload Research Group.

Enfim, é interessante ver duas notícias diferentes e publicadas quase que simultaneamente: uma dizendo que os emails vão terminar em 2015 (ver meu post de 29/10/2008) e outra anunciando uma organização formada por notáveis para encontrar alternativas para gerenciar o enorme número de emails em nossas vidas. Está faltando alguma coisa nesse meio, né? Eu estou com Taurion. Eu acredito que a própria geração Y vai enterrar o email por considerá-lo algo antigo e improdutivo. Vamos ver quem vai fazer o email desaparecer primeiro: a geração Y ou o IORG.

Enquanto a solução não aparece, vamos tratar de seguir as dicas de uso do e-mail existentes na blogosfera. Entre tantas dicas, valer ler as do Gaulia em seu blog.

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3 comentários:

Milena disse...

Acho que a geração Y vai acabar com o e-mail rapidinho. A primeira vez q li o que o Taurion disse me pareceu loucura, mas agora acostumei com a idéia e ela faz muito sentido. Quando quero falar com alguém, normalmente o faço por mensagem instatanea que é muito mais rapida. E em vez de mandar um email para um monte de gente (tenho amigos que mandam relatos da viagem ou contam sobre o intercambio por e-mail) criam um blog e entra apenas quem estiver interessado (os demais apagariam o email sem ler mesmo).
Acho que em poucos anos a função do e-mail será a de documento. Se for preciso documentar algo, aí sim, envio um e-mail.

Mauro Segura disse...

Milena. Concordo 1 mil por cento com você. O email está com os dias contados. A única dúvida é saber o número de dias.. rsrsrs.

Marcia Ceschini disse...

mauro,

sabe o que é ruim do email? que muitas pessoas, o estão descobrindo agora.. e o número de correntes e emails "engraçadinhos" que recebemos há cinco, três anos atrás começam a circular de novo.
Não tenho paciência.. deleto tudo. Email p mim, só corporativo e com assuntos importantes.. inclusive o meu pessoal.

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