quinta-feira, 21 de junho de 2012

A dura vida do email em tempos de instantaneidade

Vou confessar uma coisa aqui no blog. Às vezes eu tenho a impressão que estou tratando a minha caixa de emails como uma rede social online ou um sistema de mensagens instantâneas. Acho que muitos de nós (perdão se incluo você no meu time) vivemos esse tipo de sensação. Vou explicar melhor…

O número de emails na minha caixa de entrada é algo absurdo e parece crescer como gremlins. Eu não tenho nenhuma perspectiva que tal situação vá melhorar. Aliás, a tendência é piorar, vou cada vez mais receber emails de pessoas que eu não conheço e o spam só aumentará. Aproveito aqui para informar aos meus amigos desconhecidos que o meu nome é Mauro!!! Não é Mario, nem Marcos, Marvio ou coisa parecida. :)

Só existe um meio para gerenciar uma caixa de emails que cresce alucinadamente: eu tenho que deletar mais emails do que recebo. É matemático. Isso parece uma missão quase impossível, mas tal pressão fez mudar o meu comportamento. Atualmente, eu aproveito todos os momentos ao longo do dia para checar os emails e acelerar as coisas, seja pelo smartphone, tablet ou pelo próprio notebook. Faço isso no intervalo das reuniões, na parada para o café etc, etc, etc. E em outros momentos que tenho vergonha de citar aqui :)

E aí que começam as situações inusitadas. É comum responder um email para alguém e haver réplicas e tréplicas do mesmo email ao longo do dia. Alguns emails me pedem uma resposta urgente e instantânea sobre determinado assunto. Outras vezes recebo emails com textos curtos, de duas ou três linhas apenas, copiando pessoas que não deveriam estar sendo copiadas, meramente informativos, como por exemplo: "A reunião com Fulano de Tal foi confirmada no dia tal" e alguém respondendo "ok".

A instantaneidade da nossa vida no trabalho está transformando os e-mails numa ferramenta diferente daquela originalmente criada. O e-mail substituiu o malote e o sistema de comunicação por papel (cartas). Foi uma revolução, acelerou tudo, mas continuou sendo um meio de comunicação que não exige uma resposta imediata, até porque o cara não está sentado na frente da caixa de entrada o tempo todo. Mas, no mundo maluco de hoje, estamos querendo imprimir uma velocidade incompatível com o que a tecnologia oferece, daí estamos todos com uma overdose e lidando com uma expectativa de velocidade de resposta inadequada. Atualmente, a caixa de entrada é um fardo para a maioria das pessoas, gera angústia e ansiedade.

Os trabalhadores nas empresas já começam a desejar uma solução alternativa, que permita uma comunicação mais rápida, curta e mais interativa. Algo no estilo vapt-vupt, que atenda a necessidade de criar comunidades de interesse e colaboração intensa. Silenciosamente, as pessoas começam a trazer para o ambiente de trabalho o mesmo comportamento que têm em casa, quando usam de forma liberal o facebook, twitter e alternativas de tecnologia social. Infelizmente, nem sempre eles encontram uma resposta adequada das empresas, que demoram para adotar as novas tecnologias abertas e sociais.

E, olhando o meu caso específico, mesmo trabalhando numa empresa que adota intensamente o uso de mídias sociais no trabalho, eu continuo me debatendo com uma massa de e-mails que necessariamente não deveriam estar circulando nesse meio, e sim em outras plataformas mais instantâneas e sociais.

É maravilhoso viver esses tempos de grande transformação.

Texto publicado no blog Nós da Comunicação e no blog da CRN

5 comentários:

Anônimo disse...

Falou e falou, mas não falou nada...

Bruna Gomes disse...

Estou ciente de que posso levar pedradas dos traumatizados pelo constante piscar do Blackberry, mas adoro e-mails. O problema é o mau uso. E-mail não é para resolver coisas urgentes e obter respostas rápidas - se o intuito é esse, ligue. Clicar em "responder a todos" para escrever "ok" em uma mensagem deveria ser punido com um choque (via mouse) ao clique do "enviar". O e-mail é bom, só é extremamente mal utilizado. No TED há uma palestra ótima chamada "Why work doesn't happen at work" que, em um trecho, defende essa belezinha de uma forma muito interessante, justamente falando do erro de tratar e-mails como chats. Vale dar uma olhada. Abraços, Mauro!

Arthur Bichmacher disse...
Este comentário foi removido pelo autor.
Jan Kruger disse...

Mauro, não estaríamos diante de uma falta de aptidão no uso dessa ferramenta? OK, a empresa tem toda uma cartilha sobre o como usar o email e bla bla bla, mas em quase 4 anos apenas uma gerente (dos 4 que tive) enfatizou o uso consciente dessa ferramenta e não me lembro de em momento nenhum ver alguem chamando atenção ao mal uso (que era muito frequente) do email.

Me parece que "fugir"para outra plataforma apenas atinge o objetivo de se desvincular da ferramenta mais corrente, mas quando a massa estiver na mesma plataforma para onde você esta se exilando haverá o mesmo problema.

Vivian disse...

Checar os emails pra mim ja é mais ou menos como respirar. Não to nem percebendo, mas estou fazendo. Discordo de: 'favor entrar em contato por telefone para assuntos urgentes', desde que a comunicação por email seja direta, objetiva e efetiva. Sou sim, muito fã do email.

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